Lokale KI aus der KI-Werkstatt

Was es ist

Ihr Wissen, auf Zuruf auffindbar

In jedem Betrieb sammeln sich Verträge, Schriftverkehr, Angebote, Handbücher und Notizen an. Irgendwo steht die Antwort, nur nicht dort, wo man gerade sucht.

Der Aktenschrank ist ein kleines Gerät, das bei Ihnen im Betrieb steht. Es liest die Unterlagen, die Sie ihm freigeben, und beantwortet Fragen dazu — zum Beispiel „Welche Gewährleistung gilt laut Vertrag mit diesem Lieferanten?“ oder „In welchem Handbuch steht das Wartungsintervall für dieses Gerät?“. Dazu zeigt er die Dokumente, auf die er sich stützt, damit Sie die Antwort schnell nachprüfen können.

Das Gerät gehört Ihnen und steht in Ihren Räumen. Es braucht für den Betrieb keinen Cloud-Dienst.

So funktioniert es

Zwei Bausteine, beide bei Ihnen vor Ort

Ohne Fachbegriffe-Dschungel: Der Assistent besteht im Kern aus einer Suche und einem Sprachmodell.

Baustein 1

Die Suche in Ihren Dokumenten

Ihre freigegebenen Unterlagen werden einmal eingelesen und so geordnet, dass sich passende Stellen schnell finden lassen — ähnlich wie ein sehr gutes Stichwortverzeichnis, das auch Sinn und nicht nur Wortlaut versteht.

Baustein 2

Das Sprachmodell

Ein Sprachmodell ist ein Programm, das Texte verstehen und formulieren kann. Es bekommt Ihre Frage und die gefundenen Stellen und schreibt daraus eine verständliche Antwort.

Zusammen

Auf eigener Hardware

Beides läuft auf dem Gerät in Ihrem Betrieb. Frage, Dokumente und Antwort werden dort verarbeitet. Die Dokumente werden nur durchsucht, nicht dazu benutzt, das Sprachmodell weiterzutrainieren.

Wofür man ihn nutzt

Alltagsfragen, schnell beantwortet

Typische Einsatzfälle in einem Kleinbetrieb — Beispiele, keine Garantie für jeden Betrieb.

🔎

Nachschlagen

Welche Frist, welcher Betrag, welche Absprache? Statt Ordner zu durchsuchen, stellen Sie die Frage und prüfen die genannte Fundstelle.

📑

Zusammenfassen

Ein langer Vertrag oder ein langer Schriftwechsel, kurz zusammengefasst — als Einstieg, den Sie anhand des Originals prüfen.

✍️

Entwürfe vorbereiten

Aus Ihren eigenen Unterlagen heraus einen Schreiben-Entwurf anlegen, den Sie anschließend selbst durchsehen und freigeben.

Ehrlich gesagt

Was der Aktenschrank nicht kann

Eine lokale KI ist ein nützliches Werkzeug, aber kein Ersatz für Ihr Urteil. Das sollten Sie vor dem Kauf wissen.

Er kann sich irren. Sprachmodelle formulieren manchmal überzeugend, aber falsch — und auch eine genannte Fundstelle kann danebenliegen. Prüfen Sie wichtige Antworten deshalb immer im Originaldokument, bevor Sie sich darauf verlassen.
Er unterscheidet nicht zwischen Nutzern. Wer den Assistenten nutzt, kann alles erfragen, was eingelesen wurde. Geben Sie deshalb nur Unterlagen frei, die alle Nutzer sehen dürfen.
Er ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Er findet und fasst zusammen, was in Ihren Unterlagen steht. Eine fachliche Beurteilung ersetzt er nicht.
Er ersetzt keine Fachsoftware. Buchhaltung, Warenwirtschaft, Branchensoftware und Ihre Dokumentenablage bleiben, was sie sind. Der Assistent ergänzt sie, er arbeitet nicht an ihrer Stelle.
Er kennt nur, was Sie ihm geben. Was nicht eingelesen wurde, kann er nicht beantworten. Schlecht lesbare Scans oder unvollständige Ablagen führen zu schlechteren Antworten.
Er ist kleiner als die großen Online-Dienste. Ein Modell, das auf einem Gerät im Betrieb läuft, ist nicht so leistungsfähig wie die größten Cloud-Modelle. Für Nachschlagen und Zusammenfassen reicht es oft aus; bei sehr schwierigen Aufgaben stößt es früher an Grenzen.

Datenschutz

Häufige Fragen zum Datenschutz

Kurze, ehrliche Antworten. Rechtliche Einzelfragen Ihres Betriebs beantworten wir nicht abschließend — dafür ist Ihre Rechtsberatung oder Ihr Datenschutzbeauftragter da.

Wer kommt an meine Unterlagen heran?

Der Assistent läuft auf einem Gerät in Ihren Räumen. Frage, Dokumente und Antwort werden dort verarbeitet, nicht bei einem Cloud-Dienst. Bei Einrichtung und Wartung kann es nötig sein, dass wir auf das Gerät zugreifen — das geschieht nur nach Ihrer Freigabe, und was dabei erlaubt ist, halten wir vorher schriftlich fest.

Wie wird das Gerät gewartet?

Wie Wartung und Updates laufen, legen wir im Angebot schriftlich fest. Zugriffe auf das Gerät gibt es nur nach Ihrer Freigabe.

Ist damit alles datenschutzrechtlich erledigt?

Nein. „Lokal“ nimmt die größte Sorge weg, ersetzt aber keine Prüfung. Auch bei einer lokalen Lösung bleiben Fragen wie: Wer im Team darf welche Unterlagen einsehen? Wo wir bei Einrichtung oder Wartung mit Ihren Daten in Berührung kommen können, regeln wir vorab schriftlich in einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Wer sieht welche Dokumente?

Welche Ordner der Assistent einliest, legen Sie fest. Getrennte Zugriffsrechte für einzelne Mitarbeiter bietet er derzeit nicht: Wer ihn nutzt, kann alles Eingelesene erfragen. Geben Sie deshalb nur Unterlagen frei, die alle Nutzer sehen dürfen.

Brauchen wir dafür eine Internetverbindung?

Für den Betrieb des Assistenten ist kein Cloud-Dienst nötig. Ihre übrige Internetnutzung im Betrieb bleibt davon unberührt.

Werden unsere Dokumente benutzt, um eine KI zu trainieren?

Nein. Ihre Dokumente werden durchsucht, um Fragen zu beantworten. Das Sprachmodell wird damit nicht weiterentwickelt.

Was ist, wenn der Assistent etwas Falsches antwortet?

Das kann vorkommen. Deshalb nennt er die Fundstellen, auf die er sich stützt, und deshalb gilt: Wichtige Aussagen prüfen Sie im Originaldokument, bevor Sie danach handeln. Die Verantwortung für Entscheidungen bleibt bei Ihnen. In der Einweisung zeigen wir Ihrem Team, woran man schwache Antworten erkennt.

Verändert oder löscht der Assistent meine Dokumente?

Er erhält nur Lesezugriff auf die freigegebenen Ordner. Ihre Originale bleiben dort, wo sie liegen.

Förderung

Digitalbonus Bayern — kann förderfähig sein

Gewerbliche Kleinbetriebe in Bayern können für Digitalisierungsvorhaben den Digitalbonus Bayern beantragen. Ein Vorhaben mit lokaler KI kann förderfähig sein; die Förderung kann bis zu 50 % der förderfähigen Ausgaben betragen.

Antrag vor Auftragsvergabe: Wer zuerst beauftragt und dann beantragt, verliert den Anspruch in der Regel.
Nur für Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft: Freie Berufe sind ausgeschlossen.
Keine Zusage: Voraussetzungen, Höhe und Bewilligung bestimmt die zuständige Stelle, nicht wir. Prüfen Sie die aktuellen Bedingungen bitte selbst, bevor Sie beauftragen.
Wir unterstützen Sie beim Antrag: Wir stellen die Projektbeschreibung und die Kostenaufstellung zusammen, die Sie für den Antrag brauchen.

Der Aktenschrank, der Fragen beantwortet.